Buchhaltung

Eine lückenlose Sammlung und Erfassung der Belege ist die Voraussetzung für eine ordnungsgemäße Buchhaltung.

Ich passe die Buchhaltung den jeweiligen Besonderheiten Ihres Unternehmens an, um eine optimale Informationsfunktion des Zahlenwerks zu gewährleisten.

Aus der Buchhaltung wird als zusätzlicher Service eine kurzfristige Erfolgsrechnung erstellt, welche Ihnen zeitnah Aufschluss über die Lage Ihres Unternehmens geben soll.

Die kurzfriste Erfolgsrechnung kann für Soll/Ist Vergleiche herangezogen werden und liefert einen wesentlichen Beitrag zur Feststellung von Erfolgen und eventuellem Handlungsbedarf.

Im Zusammenhang mit dem Bereich Buchhaltung biete ich folgende Leistungen an, welche auf Anfrage Ihrerseits gerne durch die für Sie notwendigen zusätzlichen Leistungen ergänzt werden können:

Komplettleistungen

Kontierung und Verbuchung der laufenden Geschäftsfälle
Führung der Offenen Posten Debitoren und Kreditoren
laufende Abstimmung der Konten
Erstellung von Umsatzsteuervoranmeldungen und zusammenfassende Meldung
Erstellung von monatlichen, quartalsweisen und jährlichen Auswertungen
kurzfristige Erfolgsanalyse und langfristige Erfolgsanalyse
Soll- Ist Vergleiche
Abwicklung der laufenden Buchhaltung In House bei Ihnen vor Ort möglich

Es besteht die Möglichkeit, dass Sie die Buchhaltung selbst führen, oder von einem Dritten führen lassen. Auch hierbei stehe ich Ihnen gerne zur Seite und biete folgende Leistungen an:

Leistungen bei selbst führender Buchhaltung

Hilfestellung beim Aufbau der Buchhaltung
Kontrolle von selbst- oder fremdgeführten Buchhaltungen
Schulung Ihres Buchhaltungspersonals - Hilfestellung in allen Bereichen des Rechnungswesens

Gerne ordne ich für Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen. Da dies oft zeitintensiv sein kann, bitte ich Sie die Unterlagen sortiert und systematisch geordnet zu übergeben, um Ihnen unnötige Kosten zu ersparen.

Für die Buchhaltungsunterlagen gilt, je strukturierter Ihre Unterlagen bei mir eintreffen, desto kostengünstiger und effizienter kann die laufende Buchhaltung erstellt werden.

Um Ihnen hierzu eine kleine Hilfestellung zu geben, möchte ich auf die Checkliste zur Belegaufbereitung hinweisen.

Eingangsrechnungen
Ausgangsrechnungen
Kreditkartenabrechnungen
Bankkonten
Kassabuch - Kassabelege
Reisekostenabrechnungen/Fahrtenbücher
Lohnverrechnungsunterlagen
Sonstige Belege und Verträge in Kopie z.B. Kontonachrichten Gebietskrankenkasse uä

Die Eingangsrechnungen sind auf Ihre Ordnungsmäßigkeit hin zu überprüfen!
Sind alle Rechnungsmerkmale vorhanden?
Bei Rechnungen größer 10.000,- muss auch die UID des Kunden angegeben werden.

Fragen und Antworten

Welche Formen der Buchführung gibt es?

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gem. § 4 (3) EStG
freiwillige Bilanzierung gem. § 4 (1) EStG
Rechnungslegungspflicht gem. § 5 EStG
Pauschalierung gem. § 17 EStG

Wann bin ich zur Buchführung verpflichtet?

Bei Kapitalgesellschaften wie GmbH, AG und auch GmbH & CO KG ist die doppelte Buchführung nach § 5 EStG verpflichtend zu führen und dies unabhängig vom jeweiligen Umsatz. Es gibt keine Befreiungen. Zusätzlich muss ein unternehmensrechtlicher Jahresabschluss bis spätestens neun Monate nach dem Bilanzstichtag beim Firmenbuch eingereicht werden.

Bei Personengesellschaften wie OG, KG oder Einzelunternehmen (EU) gelten bestimmte Umsatzgrenzen für die Buchführung. Bei einer Umsatzgrenze bis EUR 220.000,000 kann die Basispauschlierung nach § 17 EStG in Anspruch genommen werden oder es werden die tatsächlichen Aufwendungen abgesetzt. Bei einer Umsatzgrenze bis EUR 700.000,00 kann wahlweise eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder eine freiwillige Bilanzierung (doppelte Buchhaltung) geführt werden. Wenn die Umsatzgrenze von EUR 700.000,00 aber in zwei aufeinander folgenden Jahren überschritten wurde, ist verpflichtend eine doppelte Buchführung (Bilanzierung) zu führen.

Welche Rechnungsmerkmale hat eine Rechnung?

Das Umsatzsteuergestz regelt, welche Merkmale auf einer Rechnung vorhanden sein müssen, damit ein sog. Vorsteuerabzug zulässig ist.

Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmens
Name und Anschrift des Abnehmers
UID des Leistungsempfängers bei Rechnungen größer EUR 10.000,00
Menge und Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
Lieferdatum/Leistungszeitraum
das Entgelt
der anzuwendende Steuersatz/ Steuerbefreiung
der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag
Ausstellungsdatum
fortlaufende Rechnungsnummer (nur einmal vergeben!)
UID des liefernden oder leistenden Unternehmers

Tipp: Kontrollieren Sie sämtliche Rechnungen sofort nach Erhalt und führen Sie allfällige Rechnungskorrekturen VOR der Bezahlung der Rechnungen durch.

Achtung: Bei Rechnungen größer EUR 10.000,00 brutto muss die UID des Leistungsempfängers auf der Rechnung ausgewiesen sein. Sollte die UID des Leistungsempfängers fehlen, steht kein Vorsteuerabzug zu.

Tipp: Teilen Sie die UID Nummer allen Lieferenaten mit. Diese wird beim Lieferanten gespeichert und meist automatisch auf allen Rechnungen angeführt.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Eine Kleinbetragsrechnung ist eine Rechnung deren Gesamtbetrag EUR 400,00 nicht übersteigt. Kleinbetragsrechnungen erhält man in Supermärkten, Baumärkten und Büroartikelläden uä. Sollte in diesen Geschäften der Rechnungsbetrag EUR 400,00 übersteigen, bitten Sie an der Kasse um eine sog. “Mehrwertsteuerrechnung”.

Rechnungsmerkmale einer Kleinbetragsrechnung

Ausstellungsdatum
Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung
Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände/erhaltenen Rechnung
das Entgelt und der Steuerbetrag (in einer Summe)
der anzuwendende Steuersatz

Was ist eine Dauerrechnung?

Dauerrechnungen werden bei wiederkehrenden gleichbleibenden Rechnungen verwendet. Beispiele hierfür wären: Mietvorschreibungen, Wartungsvorschreibungen, Linzenzzahlungen uä. Eine Dauerrechnung muss dieselben Rechnungsmerkmale aufweisen wie jede andere Rechnung. Auf der Dauerrechnung ist ein Hinweis notwendig, wie lange diese Rechnung gelten soll z.B. bis zur Übermittlung einer neuen Dauerrechnung.

Verpflichtende Kontrolle der UID Nummern

Durch gesetzliche Verschärfungen ist es unerlässlich die UID Nummer der Geschäftspartner regelmäßig zu kontrollieren. Hierzu dient das sog. EU- Bestätigungsverfahren, welches Sie über FinanzOnline oder EU-Online abfragen können. Eine Dauerrechnung muss dieselben Rechnungsmerkmale aufweisen wie jede andere Rechnung. Es sollte immer die Abfrage Stufe 2 gewählt werden. Die erhaltene Bestätigung ist als Beweismittel aufzubewahren.

Tipp: Führen Sie die Kontrolle regelmäßig durch, um den Vorsteuerabzug zu gewährleisten. Sollte die UID Nummer nicht richtig sein und eine Rechnungskorrektur nicht möglich sein, verlieren Sie bei einer Betriebsprüfung den Vorsteuerabzug!

Welche Unterlagen müssen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich sind alle Unterlagen aufzubewahren, die für die Abgabenerhebung wichtig sind. Dazu gehöhren beispielsweise:

Belege
Kontoauszüge
Geschäftspapiere
Verträge und Vereinbarungen
Bestätigungen von Dritter Seite
Bücher und Aufzeichnungen, die für die Erstellung des Jahresabschlusses, der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der Steuererklärung relevant sind.

Tipp: Bewahren Sie immer die Originale auf! Eingescannte Dokumente und Rechnungen sollten nur als Sicherungskopie, behandelt werden!

Welche Aufbewahrungsfristen gelten im Steuerrecht?

Grundsätzlich sind sämtliche Unterlagen für einen Zeitraum von mindestens 7 Jahren aufzubewahren. Zusätzlich sind allerdings verlängerte Aufbewahrungspflichten zu beachten:

Unterlagen betreffend Grundstücke sind für Umsatzsteuerzwecke bis zu 22 Jahre aufzubewahren
sämtliche Aufzeichnungen die im Rahmen des MOSS (Mini-One-Stop-Shop) entstehen, müssen für 10 Jahre aufbewahrt werden
In einem anhängigen Verfahren gelten die Verjährungsfristen nicht - die Unterlagen sind bis zum Abschluss des Verfahrens aufzubewahren.

Tipp: Da Betriebsprüfungen 10 Jahre zurück möglich sind, empfehlen wir Ihnen sämtliche Unterlagen über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist hinaus, mind. 10 Jahre lang aufzubewahren.

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